Veranstaltungen

Mit Veranstaltungen bildest du die Aktivitäten deiner Gruppe, deines Vereins oder deiner Organisation ab. Das können wiederkehrende Termine wie Trainings und Treffen oder einzelne Ereignisse wie ein Sommerfest, eine Tagung oder ein Turnier sein. Jede Veranstaltung hat einen festgelegten Zeitraum und kann auch als ganztägiger Termin angelegt werden.

Du informierst damit Mitglieder und Besucher:innen über Termin, Ort und Inhalt. Optional kannst du eine Anmeldung aktivieren. So sehen Organisator:innen, wer teilnimmt und – abhängig von den Moduleinstellungen – wer abgesagt hat. Eine Teilnahmebegrenzung zeigt zusätzlich, wie viele Plätze noch frei sind.

Unter Einstellungen > Veranstaltungen legst du das grundsätzliche Verhalten des Moduls fest:

• Zugriff auf Modul: Das Modul kann deaktiviert, für alle oder nur für angemeldete Benutzer:innen freigegeben werden.
• Standard-Darstellung: Zur Auswahl stehen die detaillierte Darstellung sowie kompakte Listen mit allgemeinen Informationen, Teilnehmenden oder Beschreibungen. Bei aktivierter Raumzuordnung gibt es zusätzlich eine Raumansicht.
• Anzahl der Einträge pro Seite und Textzeilen der Beschreibung: Diese Einstellungen steuern den Umfang der Übersicht.
• iCal-Export ermöglichen: Veranstaltungen können heruntergeladen oder in einer Kalendersoftware abonniert werden.
• Kartenlink anzeigen: Bei ausreichend genauen Ortsangaben erzeugt Admidio einen Link zu Google Maps und für angemeldete Benutzer:innen gegebenenfalls eine Route vom eigenen Wohnort.
• Standardkonfiguration der Liste aller Teilnehmenden: Diese Liste bestimmt, welche Angaben in der Teilnehmerliste erscheinen.
• Absagen zu Veranstaltungen speichern: Absagen bleiben in der Teilnehmerliste sichtbar. Wird die Option deaktiviert, werden neue Absagen nicht gespeichert; dies wirkt nicht rückwirkend.
• Mit Vorbehalt teilnehmen: Zusätzlich zu Teilnehmen und Absagen steht der Status Unter Vorbehalt zur Verfügung.
• Räume zuordnen: Aktiviert die Raumverwaltung und die Raumauswahl in Veranstaltungen.

Öffne das Veranstaltungsmodul und wähle Veranstaltung anlegen. Für eine einfache Veranstaltung benötigst du folgende Angaben:

• einen Titel,
• Beginn und Ende,
• einen Kalender.

Für einen Termin ohne Uhrzeit aktivierst du Ganztägig. Zusätzlich kannst du einen Veranstaltungsort, einen Raum, eine ausführliche Beschreibung und die Option Veranstaltung optisch hervorheben hinterlegen. Ist der Kartenlink in den Moduleinstellungen aktiviert, kannst du zum Veranstaltungsort außerdem ein Land auswählen.

Der Kalender gruppiert Veranstaltungen und dient zugleich zur Steuerung der Sichtbarkeit und der Bearbeitungsrechte. Eine vorhandene Veranstaltung kannst du über ihr Aktionsmenü kopieren und anschließend anpassen.

In der Übersicht kannst du zwischen der detaillierten und den kompakten Darstellungen wechseln. Der Filter grenzt die Anzeige nach Kalender, Beginn und Ende ein. Außerdem steht eine Druckvorschau zur Verfügung.

Wenn der iCal-Export aktiviert ist, kannst du eine einzelne Veranstaltung als ics-Datei herunterladen. In der Übersicht kannst du den aktuell gewählten Kalender und Zeitraum exportieren oder die Veranstaltungen über Abonnieren in eine Kalendersoftware einbinden. Ein öffentlich erreichbares Kalenderabonnement setzt voraus, dass das Veranstaltungsmodul nicht auf angemeldete Benutzer:innen beschränkt ist.

Aktiviere beim Anlegen oder Bearbeiten die Option Anmeldung zu dieser Veranstaltung ermöglichen. Im Pflichtfeld Anmeldung möglich für wählst du mindestens eine Rolle aus. Nur deren Mitglieder dürfen sich anmelden. Bei einem eingeschränkt sichtbaren Kalender müssen diese Rollen zugleich zu den Rollen gehören, die den Kalender sehen dürfen.

Für die Anmeldung kannst du weitere Regeln festlegen:

• Mit An der Veranstaltung als Organisator teilnehmen wirst du selbst Organisator:in. Organisator:innen können Teilnehmende hinzufügen oder entfernen und weitere Organisator:innen bestimmen.
• Kommentare zur Anmeldung erlauben blendet ein Kommentarfeld ein.
• Teilnehmende können anonyme Gäste anmelden erlaubt die Angabe zusätzlicher Plätze, beispielsweise für Partner:innen oder Kinder. Diese Plätze zählen bei der Teilnahmebegrenzung mit.
• Begrenzung der Teilnehmenden legt die maximale Zahl der Plätze fest. Ein leerer Wert beziehungsweise 0 bedeutet keine Begrenzung.
• Anmeldeschluss bestimmt, bis wann Teilnehmende ihren Status ändern können. Ohne Angabe gilt der Beginn der Veranstaltung als Anmeldeschluss. Organisator:innen können Teilnehmende weiterhin verwalten.
• Du kannst festlegen, ob Teilnehmende die Teilnehmerliste sehen und E-Mails an alle Teilnehmenden senden dürfen.

Wird die Anmeldung bei einer bereits verwendeten Veranstaltung nachträglich deaktiviert, löscht Admidio auch die bisherige Teilnehmerliste. Soll nur verhindert werden, dass weitere Personen hinzukommen, kannst du stattdessen die Begrenzung auf die aktuelle Teilnehmerzahl setzen.

Berechtigte Benutzer:innen können direkt an der Veranstaltung Teilnehmen oder Absagen. Ist die entsprechende Moduleinstellung aktiv, können sie außerdem Unter Vorbehalt wählen.

Sind Kommentare oder zusätzliche Gäste erlaubt, öffnet sich für die Eingabe ein Dialog.

Die Sichtbarkeit wird auf zwei Ebenen gesteuert:

1. Unter Einstellungen > Veranstaltungen > Zugriff auf Modul legst du fest, ob das gesamte Modul deaktiviert, öffentlich oder nur für angemeldete Benutzer:innen erreichbar ist.
2. Unter Kalender bearbeiten bestimmst du im Feld Sichtbar für, wer die Veranstaltungen eines Kalenders sehen darf. Ohne Einschränkung ist der Kalender für alle einschließlich Besucher:innen sichtbar. Bei ausgewählten Rollen sehen nur deren Mitglieder sowie Benutzer:innen mit dem globalen Veranstaltungsrecht diesen Kalender.

Rollen, deren Mitglieder sich zu einer Veranstaltung anmelden dürfen, müssen den zugehörigen Kalender ebenfalls sehen können.

Mitglieder von Rollen mit dem globalen Recht Veranstaltungen bearbeiten können alle Veranstaltungen anlegen, bearbeiten und löschen. Sie verwalten außerdem die Kalender und deren Berechtigungen.

Für begrenzte Rechte öffnest du Kalender bearbeiten, wählst einen Kalender und weist im Feld Veranstaltungen bearbeiten einzelne Rollen zu. Mitglieder dieser Rollen können in diesem Kalender neue Veranstaltungen anlegen. Sie können jedoch nur die Veranstaltungen bearbeiten oder löschen, die sie selbst erstellt haben.

Admidio verfügt über eine einfache Raumverwaltung. Aktiviere unter Einstellungen > Veranstaltungen die Option Räume zuordnen. Die Raumverwaltung selbst steht Systemadministrator:innen zur Verfügung.

Wechsle anschließend über Räume bearbeiten in die Raumverwaltung.

Für jeden Raum kannst du einen Namen, die Zahl der Sitzplätze, einen zusätzlichen Überhang und eine Beschreibung hinterlegen. Der Überhang erfasst weitere Plätze, beispielsweise durch zusätzliche Stühle oder Stehplätze.

Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Veranstaltung kannst du einen Raum auswählen. Admidio zeigt dessen Sitzplätze und Überhang in der Auswahl an und verhindert eine zeitgleiche Belegung desselben Raums. Die Teilnahmebegrenzung legst du unabhängig davon in der Veranstaltung fest. Ein Raum kann erst gelöscht werden, wenn er keiner Veranstaltung mehr zugeordnet ist.